Przepisywanie dokumentów zakupowych pochłania czas i sprzyja pomyłkom. W ksefv.pl można pracować z kosztami pobranymi z KSeF oraz danymi odczytanymi przez OCR. To dwa różne źródła informacji: dokument ustrukturyzowany i rozpoznanie treści obrazu nie mają tej samej jakości ani tych samych ograniczeń.
Najpierw źródło i czytelny plik
Przy skanie zadbaj o ostrość, komplet stron i brak uciętych kwot. OCR może pomylić znak, datę lub separator dziesiętny. Nie traktuj wypełnionego formularza jako potwierdzenia poprawności dokumentu. Przy materiale pobranym z KSeF również warto sprawdzić kontrahenta, numer i powiązanie z rzeczywistym zakupem.
Sprawdź sumy i pozycje
Porównaj netto, VAT i brutto z dokumentem źródłowym. Zweryfikuj walutę, stawki i ilości oraz daty wystawienia, sprzedaży i płatności. Różnica między sumą pozycji a wartością dokumentu wymaga wyjaśnienia, nie automatycznego dopasowania bez wiedzy o przyczynie. Szczególnie ostrożnie traktuj dokumenty wielostronicowe i słabe zdjęcia.
Kontrahent i rachunek to osobna kontrola
Odczytany NIP pomaga dopasować kontrahenta, ale nowa firma nie powinna być dodawana bez sprawdzenia danych. Rachunek sprzedawcy należy porównać ze źródłem i ocenić wymagania weryfikacji z księgowym. Informacja z białej listy VAT nie jest gwarancją, że sam zakup jest prawidłowy lub że dokument pochodzi od właściwej osoby.
Akceptacja jest świadomym krokiem
Po sprawdzeniu uzupełnij kategorię i opis, który pozwoli zrozumieć cel zakupu. Zachowaj dokument źródłowy, a nie tylko rozpoznane pola. Rozstrzygnięcie, czy wydatek podlega danemu rozliczeniu, należy do osoby odpowiedzialnej za księgowość. Automatyzacja ma przygotować dane do decyzji, nie zastąpić tej decyzji.
Poznaj też pracę z okresami i eksportami.
Uporządkuj pracę z dokumentami
Poznaj panel i wybierz funkcje odpowiednie dla Twojej firmy. Konfigurację integracji i sposób rozliczenia uzgodnij z księgowym.