1. Strona główna
  2. Funkcje
  3. Faktury i KSeF

Faktury i KSeF

Faktura w KSeF w czterech krokach, z UPO przy dokumencie.

Nabywcę wybierasz z bazy po nazwie albo NIP, pozycje z listy produktów, numer nadaje Twoja seria. Panel sprawdza fakturę schematem FA(3) i po przyjęciu przez KSeF zapisuje numer KSeF oraz UPO.

Załóż darmowe konto Otwórz konto demo
Edytor faktury ksefv.pl na przykładowych danych: dane dokumentu, kontrahent, pozycje i podsumowanie z kwotą brutto
Prawdziwy panel ksefv.pl, przykładowe dane fikcyjnej firmy.

Krok po kroku

Od pustego formularza do UPO.

Tak wygląda wystawienie faktury w panelu. Nazwy przycisków są takie same jak na ekranie.

  1. 01

    Nowa faktura

    Na liście faktur otwierasz formularz. Strzałka obok przycisku pozwala wybrać inny rodzaj dokumentu, np. proformę albo zaliczkową.

    Dodaj fakturę
  2. 02

    Wybierz nabywcę

    Wpisz dwa znaki nazwy albo NIP i wybierz kontrahenta z bazy lub kliknij jednego z ostatnio dodanych. Termin i sposób płatności podstawią się z jego ustawień.

    Wyszukaj po nazwie lub NIP…
  3. 03

    Dodaj pozycje i wystaw

    Produkty wybierasz z bazy, a nową pozycję jednym kliknięciem zapiszesz na później. Numer faktury nadaje Twoja seria numeracji.

    Wystaw fakturę
  4. 04

    Wyślij do KSeF

    Na liście faktur klikasz ikonę wysyłki i potwierdzasz. Status KSeF sprawdzisz przy fakturze, a panel sam dopisze wynik, gdy KSeF odpowie.

    Wyślij do KSeF
Gotowe. Numer KSeF zapisuje się przy fakturze, a UPO pobierzesz przyciskiem „Pobierz UPO”.

Wyszukiwanie

Znajdziesz każdą fakturę w kilka sekund.

Wyszukiwarka u góry panelu przeszukuje naraz faktury, koszty, kontrahentów i produkty. Lista faktur ma filtry po wszystkim, czego zwykle szukasz.

  • Faktury po numerze, nabywcy albo NIP z jednego pola u góry
  • Filtry: status, daty, kontrahent, numer, waluta, płatność, rodzaj dokumentu
  • Status KSeF: przyjęta, wysłana, odrzucona albo jeszcze niewysłana
  • Kwota brutto od–do w „Więcej filtrów”

Mniej pracy

To, co się powtarza, robisz raz.

Kontrahenta i produkt zapisujesz w bazie przy pierwszej fakturze. Abonament ustawiasz jako fakturę cykliczną, a po wystawieniu masz pod ręką korektę i duplikat.

  • Przełącznik „Przy zapisie dodaj kontrahenta do bazy”
  • „Ustaw jako cykliczną” — kolejne faktury co miesiąc
  • „Wystaw korektę” i „Wystaw duplikat” z menu faktury
  • Na telefonie przyciski „Zapisz szkic” i „Wystaw fakturę” zawsze pod kciukiem

Porównanie

Ręcznie czy w ksefv.pl? Zobacz różnicę.

  • Dane nabywcy

    Przepisywane za każdym razem z poprzedniej faktury albo maila

    Wybierasz z bazy po nazwie lub NIP; termin płatności podstawia się sam

  • Numer faktury

    Pilnujesz kolejności sam, łatwo o dziurę albo dubel

    Kolejny numer z serii, nadawany przez serwer

  • Zgodność z KSeF

    Plik FA(3) trzeba przygotować i sprawdzić osobno

    Struktura FA(3) i walidacja XSD przed wysyłką

  • Wysyłka i UPO

    Osobne narzędzie, UPO zapisujesz gdzieś na dysku

    Jeden przycisk na liście; numer KSeF i UPO przy dokumencie

  • Szukanie faktury

    Przeglądanie folderów i arkuszy

    Jedno pole wyszukiwania i filtry po statusie, dacie, kwocie i KSeF

  • Faktury co miesiąc

    Kopiowanie poprzedniej i poprawianie dat

    Seria cykliczna: szkic do przejrzenia albo od razu wystawiona

Porównujemy z pracą bez programu do KSeF: arkusz albo edytor tekstu i ręczne przepisywanie danych.

Pytania

Często pytacie

Czy faktura trafia do KSeF od razu po wystawieniu?

Nie. Wystawienie zapisuje fakturę z numerem, a wysyłkę do KSeF uruchamiasz przyciskiem „Wyślij do KSeF” na liście faktur. Masz chwilę, żeby jeszcze raz spojrzeć na dokument.

Czy wysyłka do KSeF jest płatna?

Nie. Wysyłka faktur i pobieranie faktur zakupowych z KSeF są bezpłatne w każdym planie, także w planie Free.

Jakie faktury wystawię w ksefv.pl?

Fakturę VAT, korektę, proformę, fakturę zaliczkową, rozliczeniową, uproszczoną i VAT marża, a także duplikat. Każda powstaje w strukturze FA(3) i przed wysyłką jest sprawdzana schematem XSD Ministerstwa Finansów.

Czy wystawię fakturę w euro albo innej walucie?

Tak. Kwoty w walucie są przeliczane po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego, do PDF i rejestrów VAT. Do KSeF wysyłamy obecnie faktury w PLN dla nabywców z polskim NIP; inne panel zatrzymuje przed wysyłką i mówi dlaczego.

Co, jeśli KSeF ma awarię?

Faktura zostaje w statusie „w trakcie”, a panel cyklicznie sprawdza jej los i dopisuje numer KSeF oraz UPO, gdy tylko KSeF odpowie. Bieżące informacje publikujemy na stronie statusu usług.

Skąd wezmę dane nowego kontrahenta?

W formularzu kontrahenta pobierzesz dane po NIP z wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów i sprawdzisz rachunek na białej liście.

Zobacz też

Pozostałe funkcje