§1. Postanowienia ogólne
- Niniejszy Regulamin określa zasady, zakres i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną przez operatora serwisu internetowego działającego pod adresem ksefv.pl (dalej: "Serwis").
- Usługodawcą i operatorem Serwisu jest Kamil Lewandowski, prowadzący działalność gospodarczą pod adresem ul. Pawia 9, 85-309 Bydgoszcz, NIP: 9532517748, REGON: 340257158, adres e-mail: kontakt@ksefv.pl (dalej: "Operator" lub "Usługodawca").
- Regulamin udostępniany jest nieprzerwanie i nieodpłatnie na stronie internetowej Serwisu w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.
- Każdy Użytkownik z chwilą podjęcia czynności zmierzających do korzystania z Serwisu (w tym rejestracji Konta) zobowiązany jest do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.
§2. Definicje
Pojęcia użyte w Regulaminie oznaczają:
- Serwis – aplikacja internetowa dostępna w domenie ksefv.pl, udostępniająca narzędzia do zarządzania dokumentami, fakturowania oraz integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
- Użytkownik – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, prowadząca działalność gospodarczą, która korzysta z Usług świadczonych w ramach Serwisu na podstawie umowy zawartej z Usługodawcą poprzez akceptację Regulaminu. Serwis przeznaczony jest wyłącznie dla przedsiębiorców (B2B) w rozumieniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Usługodawca nie świadczy usług na rzecz konsumentów.
- Konto – indywidualny panel administracyjny Użytkownika w Serwisie, dostępny po rejestracji i logowaniu (podaniu loginu i hasła), służący do korzystania z Usług, zarządzania danymi i ustawieniami.
- Usługi – ogół usług świadczonych drogą elektroniczną przez Operatora na rzecz Użytkownika za pośrednictwem Serwisu, w tym m.in. obsługa faktur (wystawianie, pobieranie z KSeF), OCR dokumentów, zarządzanie kosztami, udostępnianie API.
- Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem z chwilą skutecznej rejestracji Konta w Serwisie.
- Cennik – wykaz opłat za korzystanie z płatnych funkcjonalności Serwisu, dostępny na stronie ksefv.pl.
§3. Rodzaj i zakres świadczonych usług
- W ramach Serwisu Operator udostępnia Użytkownikom oprogramowanie w modelu SaaS (Software as a Service) umożliwiające w szczególności:
- Zarządzanie bazą kontrahentów i produktów.
- Wystawianie i zarządzanie fakturami sprzedaży.
- Ewidencjonowanie i zarządzanie kosztami.
- Przetwarzanie dokumentów kosztowych przy użyciu technologii OCR.
- Integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w celu wysyłki i odbioru ustrukturyzowanych e-faktur (zależnie od dostępności i prawidłowego działania systemów Ministerstwa Finansów).
- Korzystanie z interfejsu API do integracji z zewnętrznymi systemami Użytkownika.
- Usługodawca zastrzega sobie prawo do modyfikowania technicznego sposobu realizacji Usług, stosownie do zakresu i warunków wynikających z posiadanych uprawnień, a także odpowiednio do posiadanych możliwości technicznych, co nie stanowi zmiany Regulaminu.
- Korzystanie z części funkcjonalności Serwisu może być odpłatne, zgodnie z Cennikiem.
§4. Warunki świadczenia usług i rejestracja Konta
- Do korzystania z Serwisu wymagane jest posiadanie:
- urządzenia z dostępem do sieci Internet,
- aktualnej wersji przeglądarki internetowej obsługującej technologię cookies oraz JavaScript (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge),
- aktywnego konta poczty elektronicznej (e-mail).
- Warunkiem korzystania z pełnej funkcjonalności Serwisu jest dokonanie rejestracji i utworzenie Konta.
- Rejestracja polega na wypełnieniu formularza rejestracyjnego, podaniu poprawnego i aktywnego adresu e-mail, ustanowieniu bezpiecznego hasła oraz złożeniu oświadczenia o akceptacji Regulaminu i zapoznaniu się z Polityką Prywatności.
- Z chwilą potwierdzenia rejestracji (np. poprzez kliknięcie w link aktywacyjny wysłany na adres e-mail) dochodzi do zawarcia Umowy na czas nieoznaczony.
- Użytkownik zobowiązuje się do podania w trakcie rejestracji oraz w profilu Konta prawdziwych, kompletnych i aktualnych danych swojej firmy.
- Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za zachowanie w tajemnicy swoich danych logowania. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia przez Użytkownika danych logowania osobom trzecim.
- Zabronione jest korzystanie przez Użytkownika z Serwisu w sposób naruszający przepisy prawa, dobre obyczaje, dobra osobiste osób trzecich lub uzasadnione interesy Operatora (w tym dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, działania mogące zakłócić funkcjonowanie Serwisu, próby ominięcia zabezpieczeń, inżynieria wsteczna, nadmierne obciążanie serwerów).
§5. Płatności i rozliczenia
- Dostęp do niektórych Usług (np. wyższe limity dokumentów, funkcje premium) jest płatny, zgodnie z obowiązującym Cennikiem.
- Rozliczenia mogą opierać się na modelu abonamentowym (subskrypcja na dany okres) lub na modelu przedpłaconym (doładowanie wirtualnego portfela, z którego pobierane są środki za wykonane akcje, np. OCR).
- Płatności realizowane są za pośrednictwem zewnętrznych operatorów płatności elektronicznych zintegrowanych z Serwisem, w szczególności Przelewy24.
- Operatorem płatności jest PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu. W przypadku aktywacji płatności kartowych operatorem kart płatniczych jest PayPro SA Agent Rozliczeniowy, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, KRS 0000347935, NIP 7792369887, REGON 301345068.
- Za zakupione Usługi wystawiana jest faktura VAT przesyłana Użytkownikowi w formie elektronicznej lub udostępniana do pobrania w panelu Konta, na co Użytkownik wyraża zgodę.
- Usługa aktywowana jest niezwłocznie po skutecznym potwierdzeniu płatności przez operatora płatności lub po zaksięgowaniu środków w portfelu Użytkownika.
- Brak uiszczenia opłaty za kolejny okres rozliczeniowy w przypadku Usług płatnych może skutkować automatycznym zawieszeniem dostępu do funkcji premium lub ograniczeniem funkcjonalności Konta do wersji bezpłatnej (o ile taka występuje).
- Ze względu na to, że Serwis przeznaczony jest wyłącznie dla przedsiębiorców, do Umów zawieranych za pośrednictwem Serwisu nie stosuje się uprawnień przewidzianych dla konsumentów, w tym prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość.
§5a. Informacje handlowe przed zawarciem umowy
- Przed złożeniem zamówienia Użytkownik ma dostęp do danych Usługodawcy, ceny Usługi, informacji o sposobie płatności, sposobie aktywacji Usługi oraz dokumentów prawnych Serwisu.
- Aktualny Cennik publikowany jest na stronie głównej Serwisu i zawiera opis głównych cech poszczególnych planów oraz modeli rozliczeń.
- Regulamin i Polityka Prywatności są dostępne nieprzerwanie z poziomu stopki Serwisu oraz przed rejestracją Konta.
- Przed dokonaniem płatności Użytkownik otrzymuje informację o łącznej kwocie do zapłaty, wybranym planie lub zakresie Usługi, sposobie aktywacji dostępu oraz formach płatności dostępnych w Serwisie.
§6. Prawa i obowiązki stron
- Operator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić nieprzerwane i poprawne działanie Serwisu.
- Operator zastrzega sobie prawo do:
- czasowego zawieszenia świadczenia Usług w związku z koniecznością przeprowadzenia prac konserwacyjnych, modernizacyjnych lub w przypadku awarii. Operator w miarę możliwości poinformuje Użytkowników o planowanych przerwach technicznych z wyprzedzeniem;
- blokady lub usunięcia Konta Użytkownika, który w sposób rażący narusza postanowienia Regulaminu lub przepisy prawa, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń i bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu.
- Użytkownik ma prawo w każdym czasie zrezygnować z korzystania z Serwisu i usunąć swoje Konto. Usunięcie Konta jest równoznaczne z rozwiązaniem Umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. Żądanie usunięcia Konta należy zgłosić z poziomu panelu Użytkownika lub kierując wiadomość na adres kontaktowy Operatora. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że usunięcie konta skutkuje bezpowrotną utratą zapisanych tam danych (z zastrzeżeniem danych, które Operator musi przetwarzać z uwagi na przepisy prawa, np. księgowe).
§7. Odpowiedzialność i wyłączenia gwarancji (Zrzeczenie się odpowiedzialności)
- Operator udostępnia Serwis w stanie "takim, jakim jest" (as-is). Ze względu na to, że Serwis przeznaczony jest wyłącznie dla podmiotów profesjonalnych (B2B), odpowiedzialność Operatora z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, a także z tytułu rękojmi, jest wyłączona w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące prawo.
- Operator nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za:
- szkody bezpośrednie i pośrednie (w tym utracone korzyści, utratę danych, przerwy w prowadzeniu działalności) wynikające z korzystania lub niemożności korzystania z Serwisu,
- prawidłowość, kompletność i rzetelność danych i dokumentów wprowadzanych, generowanych lub przesyłanych przez Użytkownika za pośrednictwem Serwisu,
- zgodność wygenerowanych w Serwisie dokumentów (w tym faktur i plików JPK) z aktualnymi wymogami prawno-podatkowymi – Serwis jest narzędziem wspomagającym, a obowiązek weryfikacji zgodności wystawianych dokumentów z przepisami prawa podatkowego spoczywa wyłącznie na Użytkowniku,
- niedostępność infrastruktury zewnętrznej, w tym w szczególności awarie, przerwy techniczne lub błędy po stronie systemów Ministerstwa Finansów (np. Krajowego Systemu e-Faktur - KSeF),
- działanie siły wyższej, awarie łącz telekomunikacyjnych, ataki hakerskie i inne zdarzenia niezależne od Operatora,
- szkody powstałe na skutek wejścia w posiadanie haseł dostępowych Użytkownika przez osoby trzecie, wskutek braku zachowania należytej ostrożności przez Użytkownika.
- Całkowita odpowiedzialność odszkodowawcza Operatora z jakiegokolwiek tytułu w stosunku do Użytkownika zostaje ograniczona do równowartości sumy opłat netto uiszczonych przez Użytkownika na rzecz Operatora w okresie 6 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę, a w przypadku korzystania z Serwisu bezpłatnie – całkowita odpowiedzialność Operatora jest wyłączona.
§8. Reklamacje
- W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu Serwisu, Użytkownik ma prawo złożyć reklamację.
- Reklamacje należy zgłaszać na adres e-mail: kontakt@ksefv.pl lub za pośrednictwem systemu wsparcia (ticketów) w panelu Użytkownika.
- Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać co najmniej: dane identyfikujące Użytkownika (login/e-mail), dokładny opis problemu oraz datę jego wystąpienia.
- Operator rozpatruje reklamacje w terminie do 14 dni roboczych od daty ich doręczenia. O sposobie rozpatrzenia reklamacji Użytkownik zostanie poinformowany drogą elektroniczną.
- Reklamacje związane z samym procesem autoryzacji lub rozliczenia płatności elektronicznej mogą wymagać równoległego rozpatrzenia przez operatora płatności, zgodnie z zasadami obowiązującymi u tego operatora.
§9. Ochrona danych osobowych i powierzenie przetwarzania
- Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników w celu świadczenia Usług określa Polityka Prywatności udostępniona w Serwisie. W tym zakresie Operator jest Administratorem danych osobowych Użytkownika (i jego reprezentantów).
- W ramach korzystania z Serwisu, Użytkownik wprowadza do systemu dane osobowe swoich kontrahentów, pracowników lub innych osób (np. dane na fakturach). W stosunku do tych danych, Użytkownik jest Administratorem danych osobowych (lub podmiotem przetwarzającym), a Operator działa wyłącznie jako Podmiot Przetwarzający (Procesor) na zlecenie Użytkownika.
- Akceptując Regulamin, Użytkownik zawiera z Operatorem Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o treści odpowiadającej powszechnie stosowanym standardom dla usług SaaS, polegającą na tym, że:
- Operator przetwarza powierzone dane osobowe (np. dane kontrahentów na fakturach) wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia Usług (przechowywanie na serwerach, udostępnianie w aplikacji, przesyłanie do KSeF),
- Operator zapewnia odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed dostępem osób nieuprawnionych,
- Operator nie decyduje o celach ani środkach przetwarzania tych danych – wyłączną odpowiedzialność za podstawę prawną przetwarzania wprowadzonych do Serwisu danych ponosi Użytkownik.
§10. Postanowienia końcowe
- Prawem właściwym dla oceny skutków stosowania niniejszego Regulaminu oraz świadczenia Usług jest prawo polskie.
- Operator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w Regulaminie z ważnych przyczyn (np. zmiana przepisów prawa, rozwój funkcjonalności Serwisu, zmiana modelu biznesowego). O planowanej zmianie Regulaminu Operator poinformuje Użytkowników drogą mailową lub poprzez komunikat w panelu Konta, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
- W przypadku braku akceptacji nowej treści Regulaminu, Użytkownik uprawniony jest do rozwiązania Umowy i usunięcia Konta do dnia wejścia w życie zmian. Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmian oznacza akceptację nowego brzmienia Regulaminu.
- Wszelkie spory wynikające z realizacji Umowy rozstrzygane będą w pierwszej kolejności polubownie. W przypadku braku porozumienia, sądem właściwym do rozstrzygania sporów będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Operatora.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.